Mostrando postagens com marcador Dicas para Excel. Mostrar todas as postagens
Mostrando postagens com marcador Dicas para Excel. Mostrar todas as postagens

Concatenando valores no Excel 97/2000

By Dr Rubens

Concatenando valores no Excel 97/2000
Uma função utilíssima do Excel é CONCATENAR. Ela permite combinar, em textos, os valores de diferentes células de uma planilha. Admita que A1=45,17 e A2=23,78. Se você quiser montar, numa célula, uma frase envolvendo esses dois valores, pode usar uma fórmula assim:



=CONCATENAR("Os valores finais são ";A1;" e ";A2)



Isso produziria uma célula com o texto "Os valores finais são 45,17 e 23,78". Se A2 fosse um número com muitas casas decimais e você desejasse apresentá-lo com apenas duas, poderia usar, na fórmula acima, a seguinte expressão em lugar de A2:



TEXTO(C40;"##,00")



Usando o princípio da concatenação, você pode montar no Excel documentos comerciais, como recibos, que combinem texto com valores extraídos da planilha.

Category: 0 comentários

Concatenando valores no Excel 97/2000

By Dr Rubens

Concatenando valores no Excel 97/2000
Uma função utilíssima do Excel é CONCATENAR. Ela permite combinar, em textos, os valores de diferentes células de uma planilha. Admita que A1=45,17 e A2=23,78. Se você quiser montar, numa célula, uma frase envolvendo esses dois valores, pode usar uma fórmula assim:



=CONCATENAR("Os valores finais são ";A1;" e ";A2)



Isso produziria uma célula com o texto "Os valores finais são 45,17 e 23,78". Se A2 fosse um número com muitas casas decimais e você desejasse apresentá-lo com apenas duas, poderia usar, na fórmula acima, a seguinte expressão em lugar de A2:



TEXTO(C40;"##,00")



Usando o princípio da concatenação, você pode montar no Excel documentos comerciais, como recibos, que combinem texto com valores extraídos da planilha.

Category: 17 comentários

Dicas para Excel - imprescindíveis para qualquer usuário

By Dr Rubens

Dicas para Excel - imprescindíveis para qualquer usuário

Você que usa diariamente essa ferramenta presente no Office, não pode deixar de ver essas dicas e macetes  para aprimorar seus métodos utilizados no Microsoft Excel. Então não perca tempo, continue lendo esse post e saiba mais sobre esse software de planilha eletrônica, um dos mais populares da categoria até hoje!

Regra 1: Separe inputs, cálculos e resultados
Os inputs de um modelo devem ser colocados em um lugar diferente dos cálculos feitos na planilha.
Separar os inputs impede a confusão no momento de se utilizar a planilha. Ele reduz o risco de se apagar fórmulas ou, ainda, de se esquecer algum input pelo grande número de dados na planilha.
Ao usar múltiplas planilhas (guias), pode ser útil manter uma planilha que contenha todos os inputs do modelo. Assim, o usuário sabe que precisa ir a apenas um lugar para alterar uma premissa.
Outra forma seria colocar as premissas no topo da planilha e, mais embaixo, os cálculos.
Independente de onde ficarem as premissas - se na parte de cima de uma planilha, ou separadas - evite ao máximo misturá-las e não se esqueça de indicá-las com uma cor diferente!
Regra 2: Use uma fórmula por linha ou coluna
De forma geral, deve-se construir fórmulas que, se copiadas para o lado ou para baixo, não tenham necessidade de ajustes. As vantagens disso são:
•    Desenvolvimento rápido, afinal todas as fórmulas podem ser escritas em apenas uma coluna/linha e copiadas em massa para os lados/para baixo;
•    Fácil teste, pois basta checar uma coluna/linha apenas;
•    Fácil adaptação, pois basta alterar a primeira coluna/linha de fórmulas e depois copiá-la. Um dos erros mais comuns em planilhas é quando se atualiza uma planilha, (no caso, uma fórmula) e as outras fórmulas são esquecidas;
•    Simplificação da documentação, pois basta documentar as fórmulas da primeira coluna.
Imagine um cálculo que, dependendo do mês, é diferente. Ao invés de naquele mês você alterar a fórmula, faça uma que “leia” os meses e, caso seja o mês desejado, faça o cálculo diferente.
Regra 3: Refira-se à esquerda e acima
Uma boa planilha pode ser lida como um livro: do início para o fim, de cima para baixo e da esquerda para a direita. Isso faz o modelo ser fácil de ser entendido e reduz a chance de referências circulares.
Além disso, é uma forma de se aumentar a velocidade dos cálculos em uma planilha.
Regra 4: Use a mesma coluna para a mesma finalidade em todo o modelo
Como forma de padronizar a análise e entendimento de todos os modelos criados, recomenda-se que cada coluna do modelo tenha sempre a mesma finalidade. Em uma planilha de vendas, poderíamos pensar em algo assim:
Colunas A e B: código e descrição de produtos;
Coluna C: descrição da unidade de medida usada/moeda.
Coluna D até O: Valor das vendas mês a mês.
Se tivermos outra planilha (aba), ela também deverá ter nas mesmas colunas o mesmo tipo de informação. Na coluna E, por exemplo, teríamos as vendas de fevereiro em todas as planilhas.
Regra 5: Inclua uma planilha de documentação
Todos os modelos deveriam conter uma planilha de documentação. Esta documentação deveria conter:
•    descrição da finalidade do modelo;
•    quem o construiu;
•    como contatar o responsável pelo modelo;
•    versão do modelo e quando foi feito.
Dependendo do modelo, outros dados podem ser incluídos:
•    detalhes de como os dados devem ser inseridos no modelo;
•    instrução de como funciona o layout do modelo e como usá-lo;
•    listagem das mudanças mais recentes do modelo e
•    sumário das premissas básicas do modelo.
Regra 6: Formatação é para descrição, não decoração
A formatação é descritiva e permite ao leitor reconhecer a informação imediatamente. Ela é decorativa se não mostra informação. Ao contrário do que se pensa, a formatação é para explicar, e não impressionar o leitor.
Crie formatos para definir o que é input, o que é resultado, o que é cálculo:

Regra 7: Facilite a leitura e entendimento da planilha
Não use abreviações, a não ser para coisas universalmente conhecidas. É melhor usar uma coluna mais larga para colocar o texto completo a correr o risco do leitor não entender.
Evite escrever todas só em maiúsculas ou só em minúsculas. Um texto legível é aquele o mais diferente possível. Escrever todas em maiúsculas não oferece dicas visuais.
Escreva rótulos concisos e à esquerda dos valores.
Não oculte células. Isso reduz a confiança do usuário na planilha, uma vez que o ele precisará descobrir o que aquela célula escondida quer dizer, além de verificar se a fórmula que se encontra lá está correta.
Não use proteção com senha. Use somente para proteger informações sensíveis. Muitas vezes os usuários protegem as planilhas com senha e ocultam as fórmulas por não saberem o que aquela fórmula faz exatamente.
Deve-se proteger a planilha para evitar que usuários apaguem informações, mas nunca com senha.

Category: 0 comentários

Criando gráficos

By Dr Rubens

Criando gráficos

  • Para criar e personalizar um gráfico ao mesmo tempo, selecione os dados que deseja apresentar e clique em Assistente de Gráfico na barra de ferramentas Padrão.
  • Para criar um gráfico imediatamente, selecione os dados que deseja apresentar e pressione F11 ou ALT+F1.
  • Alterar o tipo do gráfico é uma tarefa fácil. Clique com o botão direito do mouse no gráfico e, em seguida, clique em Tipo de Gráfico.
  • Ao alterar o tipo de gráfico, para manter a formatação personalizada, desmarque a caixa de seleção Formatação Padrão na guia Tipos Padrão.
  • Para alterar o tipo de gráfico para apenas uma série de dados, selecione-o e clique em Tipo de Gráfico no menu Gráfico. Verifique se a caixa de seleção Aplicar à Seleção está marcada.

Gráfico

  • Clique duas vezes em um trecho do gráfico para abrir a caixa de diálogo Formatar referente a esse objeto.
  • Altere o ponto em que o eixo das categorias e o eixo dos valores se cruzam clicando duas vezes no eixo das categorias (ou no eixo dos valores). Na guia Escala, altere o número na caixa Eixo das categorias (X) cruza em (ou na caixa Eixo dos valores (Y) cruza no nº da categoria).
  • Você pode mover ou redimensionar a área de plotagem de um gráfico. Arraste sua borda para movê-lo, ou arraste uma alça de seleção para alterar o tamanho.
  • Para alterar a sobreposição entre as barras ou colunas, selecione-as e clique em Série de Dados Selecionada no menu Formatar. Na guia Opções, altere a porcentagem na caixa Sobreposição.
  • Quando você usar as teclas de direção para percorrer a caixa Objetos Gráficos, na barra de ferramentas Gráfico, o item correspondente no gráfico será selecionado.

Marcadores de dados, rótulos de dados e texto

  • Na maioria dos gráficos, é possível formatar um marcador de dados individual. Clique no marcador até ele se tornar o único item selecionado e, em seguida, clique em Ponto de Dados Selecionado no menu Formatar.
  • Para selecionar um único marcador de dados, clique uma vez para selecionar a série de dados e clique novamente para selecionar o marcador de dados.
  • Você pode rotular todos os pontos de uma série de dados. Selecione a série de dados, clique em Série de Dados Selecionada, no menu Formatar, e selecione as opções de rótulo na guia Rótulos de Dados.
  • Você pode reposicionar os rótulos de dados selecionados automaticamente. Clique em Rótulos de Dados Selecionados, no menu Formatar, e selecione as opções desejadas na guia Alinhamento.
  • Se os rótulos de dados se sobrepuserem, você poderá arrastá-los para outro local ou escolher um tamanho de fonte menor na caixa Tamanho da Fonte na barra de ferramentas Formatação.
  • Para corrigir rótulos truncados em um eixo, clique neles duas vezes e altere o ângulo de rotação na guia Alinhamento. Se for um ângulo de 0, 90 ou -90 graus, haverá quebra de texto.
  • Para usar cores distintas em cada marcador de uma série de dados selecionada, clique em Série de Dados Selecionada no menu Formatar. Na guia Opções, marque a caixa de seleção Variar cores por ponto.
  • Quando você clica no botão Ortografia para verificar a ortografia em um gráfico, todo o texto que não está vinculado à planilha é verificado.

Desenhos e diagramas

  • Clique com o botão direito do mouse em qualquer objeto para exibir um menu de atalho com comandos úteis a esse objeto.
  • Traga um objeto para o primeiro plano ou envie-o para o plano de fundo. Para isso, clique com o botão direito do mouse no objeto, aponte para Ordem no menu de atalho e, em seguida, clique em Trazer para Frente ou Enviar para Trás.
  • Agrupe ou desagrupe os objetos para trabalhar com eles mais facilmente. Clique com o botão direito do mouse nos objetos selecionados, aponte para Agrupamento e clique em Agrupar, Desagrupar ou Reagrupar.
  • Para desenhar linhas, retângulos, arcos e polígonos em uma planilha ou em um gráfico, use os botões da barra de ferramentas Desenho.
  • Para desenhar vários objetos seguidos, clique duas vezes em um botão de desenho da barra de ferramentas Desenho. Depois de desenhar os objetos, pressione ESC.
  • Para manter as proporções de um objeto ao desenhá-lo ou redimensioná-lo, mantenha a tecla SHIFT pressionada ao arrastar um canto do objeto.
  • Para desenhar uma seta ou linha que seja totalmente horizontal ou vertical, ou em um ângulo de 45 graus, mantenha a tecla SHIFT pressionada ao desenhar.
  • Para desenhar um quadrado perfeito, mantenha a tecla SHIFT pressionada ao desenhar o retângulo.
  • Para desenhar círculos ou segmentos de círculos com perfeição, mantenha a tecla SHIFT pressionada ao desenhar formas ovaladas ou arcos.
  • Você pode colar uma imagem de uma célula, de um gráfico ou de um objeto gráfico em outro aplicativo. Selecione-a e mantenha a tecla SHIFT pressionada ao clicar em Copiar Imagem no menu Editar.

Category: 0 comentários

15 dicas para você usar o misterioso Excel

By Dr Rubens

15 dicas para você usar o misterioso Excel
Ao mesmo tempo em que é desconhecido pela maioria dos usuários do Office, o Excel é uma poderosa edição de organização e manipulação de uma quantidade cavalar de dados. Preparamos 15 dicas de funções do programa extremamente úteis para atividades corriqueiras, como os cálculos e a impressão definida. Aproveite e desvende alguns dos segredos do Excel.
Como controlar alterações
Quer ter controle sobre quem mexeu nas planilhas do Excel? No menu “Ferramenta”, escolha a opção "Realçar Alterações" dentro do item Controlar Alterações. Na janela que abrirá, clique em "Controlar alterações ao editar" e escolha quais informações sobre as alterações você quer que sejam indicadas - quando e quem mexeu, além de onde está a mudança.
Dê sua opinião
Comentários em células de Excel são úteis quando vários usuários lêem o mesmo documento. Selecione a célula e, no menu Inserir, clique em Comentário. O campo para o comentário pode ser redimensionado do tamanho que você quiser. Ao fim, clique fora do campo. A célula comentada terá uma abinha vermelha no canto superior esquerdo - o usuário passa o mouse sobre ela e lê o comentário.
Para poucos
Planilhas podem ser protegidas tanto de xeretas como de distribuições acidentais. No menu Arquivo, entre na opção Permissão e depois em “Não Distribuir”. Nessa opção, o Excel pede que o usuário instale um plug-in de segurança Windows Right Management - instale-o. O plug-in permite o controle de arquivos, pela definição de senhas e níveis de autorização, também nos outros softwares do Office.
Pela voz
O Excel pode reconhecer voz e redigir discursos falados na versão em inglês do software. Vá em Ferramentas, Voz e siga os passos para a instalação do recurso. Logo após um treinamento para calibrar a própria voz, o usuário pode acessar a ferramenta tanto no Excel como em qualquer outro programa do Office.
Seguindo a ordem
Fez uma lista enorme e quer colocá-la em ordem? Simples. Selecione todas as células com a listagem e selecione a opção Classificar no menu Dados. O recurso pode fazer a organização dos dados em até três colunas diferentes e reconhece letras e números. Após dar o OK, sua lista obedecerá a ordem formatada por você.
Do Excel pra Web
Por usar células ampliáveis, o Excel pode ser uma boa alternativa ao HTML na montagem de páginas de Web simples. Depois de redimensionar e formatar as células da maneira como você quer que seu site pareça, clique na opção Salvar como página da Web no menu Arquivo. Pouco acima do botão Salvar, o usuário pode escolher entre salvar sua planilha inteira ou apenas as células escolhidas no formato HTML.
Pra caber tudo
Tem uma célula que precisa ser espichada para acolher todo o texto? Você tem duas opções: pode mesclar várias delas em apenas uma maior com o comando "Mesclar e centralizar", presente na barra de ferramentas Formatação do Excel com o símbolo do "a" minúsculo; ou, depois que você escreveu o texto dentro da célula, clique com o botão direito sobre ela e escolha "Formatar células". Na aba Alinhamento, clique na opção "Quebrar texto automaticamente". Desta forma, a célula aumenta de tamanho para que o texto dentro dela não vaze para outra.
Do Excel para outro lugar
Por trabalhar com referência, hyperlinks são essenciais ao Excel. Além de páginas na Web, os links também podem ligar outras células dentro do mesmo documento ou planilhas e arquivos dentro do PC. Para fazer isso, escolha o texto a ser linkado, e acesse o menu Inserir e então HyperLink. A janela aberta permite que o usuário relacione páginas ou arquivos existentes, conteúdo da mesma planilha, um arquivo novo ou um endereço de e-mail.
Excel, sua calculadora
O Excel oferece funções matemáticas avançadas (e complicadas) para cálculos de grandes números. Continhas simples, contudo, podem ser resolvidas com comandos simples. Os quatro sinais aritméticos (+,-,x e /) podem ser usados normalmente nas células, com a inclusão de um símbolo = antes da conta. Para saber a soma de 90 com 40, é só digitar =90+40 na célula e apertar o Enter para que o Excel mostre a cifra 130.
O total da linha
Outra função simples de cálculo envolve duas ou mais células com o uso dos mesmos sinais. Para descobrir a soma de uma linha de números, por exemplo, a função usada é a SOMA. Logo após o sinal =, o usuário escreve SOMA e, entre parênteses, define as células que serão somadas, intercaladas por dois pontos. A soma dos valores nas células entre A2 e H2 fica =SOMA(A2:H2).
Conversões
Fora as continhas simples, o Excel converte 49 diferentes unidades de medida, espalhadas por 10 categorias, como peso, distância, temperatura e medida. Para fazer a conta, digite =CONVERT (seguido pelo número e as unidades original e transformada (entre aspas), separadas com ponto e vírgula. Cem graus em Fahrenheit serão convertidos para Celsius com a fórmula =CONVERT(100;"F";"C").
Fazendo gráficos
Uma comparação de números pode facilmente ser ilustrada por um gráfico. Para tanto, selecione todas as células com as cifras que devem constar no gráfico e clique no colorido ícone "Assistente de Gráfico" (acessível também na opção Gráfico do menu Inserir). Na primeira janela, o usuário escolhe o modelo do gráfico, entre opções como Barras, Linhas e Pizza, além de poder bolar o seu. Escolha e clique em Avançar. Na próxima janela, será mostrado um preview do gráfico com a indicação do grupo de células que você escolheu. A terceira janela permite que o usuário mexa nos detalhes, como nome, legendas, eixos e linhas de acompanhamento da tabela. Na última janela, escolha onde você quer posicionar o gráfico e clique em Concluir.
Imprimindo o necessário
Ao invés de desperdicar muitas folhas em branco, você pode imprimir apenas uma certa região da planilha. Para isso, selecione a área específica e, no menu Arquivo, clique em "Área de Impressão" e "Definir área de impressão". O Excel colocará então uma moldura em volta das células escolhidas. Agora é só imprimir o documento.
Mais linhas para você
Quer apagar uma linha inteira com dados que não valem mais? Clique com o botão direito no número da coluna da esquerda correspondente à linha e selecione Excluir. A dica também funciona para a inserção de linhas em documentos já formatados.
Imagens e figuras
Planilhas podem ser enriquecidas com imagens externas ou representações gráficas feitas pelo Excel. Para inserir uma imagem, vá em Inserir, Imagem, Do Arquivo, e indique onde o arquivo está no seu disco rígido. Redimensionamentos podem ser feitos na própria tabela, com o mouse. A opção para as representações, chamadas de AutoFormas, está no mesmo menu Inserir, Imagem. Na opção, o usuário pode criar Fluxogramas, Setas e linhas de conexão entre imagens, por exemplo.

Category: 0 comentários

90 Dicas de Excel

By Dr Rubens

90 Dicas de Excel
1 - Mova para a primeira célula em uma seqüência utilizando a tecla Home e pressione Ctrl + Home para mover à célula A1.
2 - Utilize a AutoCorreção para substituir uma tecla chave por um texto que digita freqüentemente. Escolha Ferramentas, AutoCorreção para configurar.
3 - Para entrar com uma série de dias da semana, digite a primeira data em uma célula e então arraste o preenchimento utilizando o botão direito do mouse e escolha Preencher dias da semana do menu de atalhos.
4 - Quando quiser entrar um numero como uma entrada de texto, utilize um único apostrofo ' antes. Nunca faça isso com um número que deseja utilizar em um cálculo.
5 - Coloque a data na célula atual pressionando as teclas Ctrl + : e o tempo pressionando Ctrl + ;.
6 - Esconda uma coluna dando um clique com o botão direito na letra da coluna e escolhendo Ocultar.
7 - Esconda uma planilha fazendo dela a planilha atual e selecionando Formatar, Planilha, Ocultar.
8 - Revele uma coluna oculta selecionando colunas em ambos os lados dela, dando um clique com o botão direito e escolhendo Revelar.
9 - Crie uma constante para utilizar em seus cálculos escolhendo Inserir, Nome, Definir. Digite um nome para a constante e entre seu valor na área Referente a.
10 - Utilize sua constante em uma formula ao se referir ao seu nome, por exemplo, =VATRate*23-4 (onde VATRate é o nome que deu a sua constante).
11 - Crie um Cálculo automático utilizando a combinação de teclas Alt + = como uma alternativa ao botão da barra de ferramentas.
12 - Para colar múltiplos itens no Excel 2000 ou maior, copie os itens e então escolha Exibir, Barra de ferramentas, Área de transferência. A Barra de ferramentas Área de transferência mostrará seu conteúdo - clique naqueles que deseja colar.
13 - Rotacione o texto em uma célula escolhendo Formatar, Célula, Alinhamento e escolha entre as opções de Orientação.
14 - Crie múltiplas linhas de texto em uma célula segurando as teclas Alt + Enter toda vez que precisar iniciar uma nova linha.
15 - Crie uma cópia da planilha segurando a teclas Ctrl conforme clique e arrasta a planilha para ela ser duplicada.
16 - Coloque os mesmos dados em mais de uma planilha ao mesmo tempo selecionando as planilhas (segure a tecla Shift ao clicar nelas) e então digite os dados.
17 - Ajuste as margens em Visualizar página clicando no botão Margens e arraste uma margem para ajustá-la.
18 - Remova as linhas da tela (não das impressões) utilizando Ferramentas, Opções, Exibir, caixa Desabilitar linhas.
19 - Encaixe uma planilha de trabalho inteira em uma única página escolhendo Arquivo, a janela Configuração de página e configurá-la para Ajustar à 1 página...
20 - Remova as linhas de suas impressões (Mas não da tela) escolhendo Arquivo, Configuração de página, janela Planilha, caixa Desabilitar linhas.
21 - Configure o número de planilhas em branco para cada livro de trabalho utilizando Ferramentas, Opções, Geral e coloque a configuração Planilhas em Novo livro de trabalho para o valor desejado.
22 - Calcule rapidamente os valores de uma gama de opções selecionado-a e verificando o valor na área Cálculo=n.
23 - Outra alternativa seria visualizar Contar, Contar números, Média, Máximo ou Mínimo de uma seleção dando um clique com o botão direito na área Cálculo=n da barra de status e selecione outro cálculo.
24 - Rapidamente crie um gráfico selecionando-o de uma gama pressionando a tecla F11.
25 - Feche todos os seus livros de trabalho abertos segurando a tecla Shift conforme escolhe o menu Arquivo, e então Fechar todos.
26 - Mova um gráfico para outro local dando um clique com o botão direito no objeto, selecionando Local e escolhendo um novo Localização para ele.
27 - Adicione uma série de dados a um gráfico já existente - selecione as séries então clique e arraste-as até o gráfico.
28 - Remova uma série de dados de um gráfico selecionando a série a remover e pressionar a tecla Delete.
29 - Crie uma lista personalizada escolhendo Ferramentas, Opções, janela Listas personalizadas, digite as entradas na área Lista e clique em Adicionar. Utilize-o como qualquer outra lista interna do Excel.
30 - Crie um gráfico de gamas não contínuo em uma planilha de trabalho segurando a tecla Ctrl ao selecionar cada uma por vez, então proceda normalmente para criar seu gráfico.
31 - Para entrar com uma fração em uma célula (com um 0 na frente se for entre 1 e -1). Por exemplo, você pode digitar 1 ¾, mas você precisa digitar 0 ¾ e -0 ¾ para as figuras menores.
32 - Organize os dados em uma planilha selecionando-os e escolhendo Dados, AutoFiltro. Tenha cuidado ao selecionar todos os dados para não organizar apenas uma coluna.
33 - Filtre os dados em uma planilha selecionando-a e escolhendo Dados, AutoFiltro. Agora escolha os dados a visualizar da lista próxima a coluna de cabeçalhos. Selecione Dados, Filtro, Mostrar todos para visualizar todos os dados.
34 - Crie um formulário de dados entrando com dados em uma lista e clicando na lista para selecionar Dados, Formulário.
35 - Crie uma planilha de trabalho como modelo escolhendo Arquivo, Salvar como e, da lista Salvar no formato, selecione Modelo. Utilize o modelo escolhendo Arquivo, Novo, então selecione o modelo e clique OK.
36 - Algumas barras de ferramentas úteis, como o barra de ferramentas Auditoria não estão disponíveis pelo menu Exibir, Auditoria, Mostrar barra de ferramentas de auditoria.
37 - Adicione texto a um gráfico selecionando qualquer parte sem texto do gráfico (por exemplo, uma série de dados) e então digite e uma área de texto será criada para você.
38 - Aumente o Zoom para visualizar uma parte de uma planilha na área de edição selecionando Seleção da lista de seleção de Zoom.
39 - Formate números como 2350 para aparecer como 23.50 (com o ponto decimal inserido automaticamente) escolhendo Ferramentas, Opções, janela Editar e habilite a caixa Decimal fixo e determine o número de partes decimais a serem utilizadas.
40 - Inicie o Excel com uma tela vazia (no lugar de um livro de trabalho em branco) adicionando /e ao atalho da área de trabalho para o Excel, para que ele leia algo como: "C:\Arquivos de programas\Microsoft Office\Office\excel.exe" /e
41 - Altere uma cor na paleta do Excel escolhendo Ferramentas, Opções, janela Cores. Selecione uma cor para alterar, clique Modificar e escolha uma cor substituta.
42 - Lembre-se que a divisão e multiplicação são feitas antes da soma e subtração, portanto 3+4*2 é sempre 11 e não 14. Para efetuar adição ou subtração antes, coloque o cálculo entre parênteses: (3+4)*2 = 14.
43 - Para copiar os dados mostrados na tabela pelo Internet Explorer, selecione a tabela no Internet Explorer clique e arraste-a para o Excel.
44 - Confirme se as prévias e amostras são salvas em suas planilhas de trabalho, para que as veja na caixa da Abrir arquivo - selecione Arquivo, Propriedades, janela Sumário e habilite a caixa Salvar figura de amostra.
45 - Abra o editor Visual Basic pressionando as teclas Alt + F11.
46 - Salve Macros, que possam estar disponíveis para todas as planilhas de trabalho, em seu Macro Pessoal de Livro de trabalho.
47 - Adicione um comentário à uma célula clicando sobre ela e escolhendo Inserir, Comentário, então digite seu texto.
48 - Defina a fonte padrão para todas as planilhas de trabalho escolhendo Ferramentas, Opções, Geral e configure a fonte e o tamanho desejado.
49 - Você pode visualizar o conteúdo de um comentário segurando seu mouse sobre a marcação na parte superior direita da célula.
50 - Copie uma formula rapidamente clicando na célula com a formula, então segure a tecla Ctrl, clique a arraste o preenchimento pelas células para copiá-lo.
51 - Vá para qualquer célula pressionando a tecla F5 - digite a referência à célula e clique OK.
52 - Margeie textos em uma célula clicando no botão Aumentar margens na barra de ferramentas Formatando. Escolha Diminuir Margens para desfazer.
53 - Pressione as teclas Alt + F8 para visualizar uma lista de macros disponíveis - escolha um deles e clique em Aplicar.
54 - Assimile um macro à uma tecla de atalho pressionando Alt + F8, selecionando o macro e clicando em Opções, então defina um atalho para executá-lo.
55 - Para imprimir apenas parte do livro de trabalho, selecione-a e escolha Arquivo, Imprimir, Seleção e OK.
56 - Nomeie uma gama de células selecionando-as, e então digitando um nome na caixa Nome no canto esquerdo da barra Fórmula e pressione a tecla Enter.
57 - Quando tiver nomeado uma gama, você pode selecioná-las selecionando seu nome da caixa Nome.
58 - Selecione cada célula clicando no botão na interseção da linha e da coluna.
59 - Adicione um hyperlink para uma AutoForma selecionando o formato, então pressionando Ctrl + K para abrir a caixa de hyperlink.
60 - Para ver como sua planilha de trabalho será quebrada, página por página, quando for impressa, escolha Exibir, Prévia de quebra de página.
61 - Mova uma planilha de trabalho de um livro de trabalho para outro mostrando ambos lado a lado, então arraste a planilha pela sua aba para o outro livro de trabalho.
62 - Imprima qualquer gráfico em sua própria página - selecione-o e escolha Arquivo, Imprimir.
63 - Adicione uma nova planilha para o livro de trabalho pressionando as teclas Shift + F11.
64 - Para remover dados, comentários e formatação de uma célula, selecione-a e escolha Editar, Limpar, Todos.
65 - Não está certo sobre qual parte do gráfico tem selecionada? Leia seu nome na caixa Nome no canto esquerdo da barra Fórmula.
66 - Copie dados ou uma fórmula da célula de cima pressionando as teclas Ctrl + D, então copie para a célula à esquerda pressionando as teclas Ctrl + R.
67 - Abra a caixa de diálogo pressionando as teclas Ctrl + 1.
68 - Salve um arquivo do Excel em um formato de arquivo diferente (por exemplo, Lotus 1-2-3) ao escolher o formato da lista Salvar no tipo.
69 - Trave os títulos de suas planilhas de trabalho colocando o indicador das células abaixo e à esquerda dos títulos escolhendo Janelas, Travar painéis.
70 - Se acha que devia desfazer alguma coisa, não salve seu livro de trabalho, pois ao salvá-lo limpará a lista de desfazer e desabilitará a opção.
71 - Clique em Moeda, nos botões Estilo porcentagem ou Estilo vírgula para aplicar o estilo desejado à célula atual.
72 - Outra alternativa é modificar um desses estilos escolhendo Formatar, Estilo. Selecione o estilo a ser alterado, então clique em Modificar e faça suas alterações.
73 - Visualize duas áreas de uma planilha de trabalho ao mesmo tempo escolhendo Dividir Janela e movendo as barras de divisão para criar as áreas de visualização.
74 - Arraste o mouse por uma gama de células para selecioná-las, então arraste o preenchimento devolta para remover seus conteúdos.
75 - Utilize a função =SUMIF para calcular uma gama de números baseados em uma única condição.
76 - Utilize =sumproduct(range1,range2) para multiplicar o conteúdo da gama 1 e gama 2 calculando o resultado.
77 - Adicione qualidade às suas planilhas de trabalho escolhendo Inserir, Figura, WordArt.
78 - Oculte os valores 0 (zero) em uma planilha de trabalho escolhendo Ferramentas, Opções, Exibir, na caixa Desabilitar valores zero e clique OK.
79 - Aumente o tamanho dos ícones de sua barra de ferramentas escolhendo Ferramentas, Personalizar, a janela Opções e habilitando a caixa Ícones grandes.
80 - Habilite o pacote de ferramentas de Análise para o Excel escolhendo Ferramentas, Adições, então habilite a caixa Pacote de ferramentas de Análise e espere que ela seja instalada.
81 - Encontre o último dia de um mês utilizando a ferramenta de Análise, a função =EOMONTH(dia, mês_ano) por exemplo, =EOMONTH("01/03/2002",1) para o último dia de março 2002.
82 - Aplique um sublinhamento duplo aos dados em uma célula segurando a tecla Shift conforme clica no botão Sublinhar.
83 - Alguns botões do Excel possuem função dupla e mudam quando você segura a tecla Shift - por exemplo, segure Shift e clique em Organizar em ordem crescente para obter uma organização em ordem decrescente.
84 - Obtenha ajuda com uma função clicando na célula para colocá-la e pressione as teclas Shift + F3.
85 - Entre com o nome de arquivo e localização do livro de trabalho atual em uma célula com a fórmula =CELL("nome do arquivo").
86 - Marque todas as células em branco em uma planilha de trabalho - selecione Editar, Ir para, Especial, escolha Branco e clique em OK.
87 - Adicione uma imagem de pano de fundo atrás de sua planilha de trabalho escolhendo Formatar, Planilha, Pano de fundo.
88 - Dê um clique com o botão direito sobre as ferramentas de navegação no canto inferior esquerdo de um livro de trabalho para visualizar uma lista selecionável de planilhas disponíveis.
89 - Restaure as barras de ferramentas ao seu estado original selecionando Exibir, Barra de ferramentas, então escolha a barra de ferramenta a restaurar e clique Restaurar.
90 - Encontre a raiz quadrada ou cúbica de um número aumentando o ou poder de ½ ou 1/3. Por exemplo, a raiz quadrada de 100 é 100^½.

Category: 0 comentários

45 Dicas para Excel - Obtidas de Mundo Digital

By Dr Rubens

O Excel é um dos programas mais populares nos escritórios do mundo todo. Segundo a edição 2004 do estudo da Fundação Getúlio Vargas que mapeia o ambiente de informática nas empresas brasileiras, o software de planilha eletrônica da Microsoft está presente em nada menos de 93% delas.

No entanto, muitos usuários não conhecem a infinidade de recursos e atalhos que podem ser usados para trabalhar com o Excel de maneira mais eficaz e mais rápida.

1) Quebra de linha:
    Para quebrar uma linha dentro de uma célula, faça o seguinte:
·  Digite o texto dentro da célula;
·  Pressione Alt+Enter para inserir uma quebra de linha;
·  Insira o texto restante;
·  Dê Enter quando terminar.
2) Mais linhas ou colunas: Para inserir uma linha ou uma coluna, aponte para a coluna ou a linha seguinte àquela em que se quer inserir e, com o botão direito do mouse, escolha a opção inserir.
3) Falta de espaço: Caso a quantidade de dados ou texto não caiba em uma célula, é possível resolver a situação dando um duplo clique na margem direita do cabeçalho da coluna (a letra que identifica a coluna). Isso irá alargar o tamanho de toda a coluna, deixando-a no tamanho da maior célula existente nela.
4) Semlinhas de grade: Caso você não queria ver as linhas de grade da planilha ativa, faça o seguinte:
·  Clique no menu Ferramentas-Opções;
·  Clique na aba Exibir;
·  No campo Opções da janela, desmarque a caixa "Linhas de grade".
5) Autocorreção: O recurso Autocorreção agiliza o preenchimento de expressões usadas com freqüência. Veja como ativá-lo:
·  Vá ao menu Ferramentas-AutoCorreção;
·  No campo Substituir digite a abreviação da palavra ou expressão. Exemplo: "drh";
·  Clique no comando AutoCorreção;
·  No campo Por digite a palavra ou expressão. Exemplo: "Departamento de Recursos Humanos;
·  Tecle Enter duas vezes;
·  Para testar, digite a abreviação drh em uma célula e tecle Tab, Enter ou a barra de espaço. Você a verá substituída pela expressão completa.
6)Não se movam!: Veja como fixar células de forma que elas não se movam:
·  Ponha o cursor uma célula abaixo da última linha, ou à direita da última coluna (se for nas duas direções atenda às duas condições simultaneamente), que quer fixar;
·  Selecione o menu Janela-Congelar Painéis;
·  Um traço horizontal mais grosso, ou um traço vertical (ou ambos) irá marcar a posição congelada da planilha. Essa seção ficará sempre visível, não importa como você navegue pela planilha.
·  Para remover um painel que foi congelado, selecione o menu Janela-Descongelar Painéis.

7) Formatação Condicional: Para destacar valores em uma planilha (por exemplo, um dado que mostra que determinado departamento estourou o orçamento), use o recurso Formatação Condicional. Para isso:
·  Marque a área que você quer formatar e selecione Formatar-Formatação condicional;
·  Na caixa de diálogo, clique no menu drop-down "Condição 1" e selecione o valor da célula ou coloque a fórmula;
·  Clique no menu drop-down no próximo campo e selecione igual a, maior do que ou qualquer outra opção;
·  No terceiro campo, digite um valor;
·  Clique no botão Formatar e selecione uma cor e um atributo de fonte para a célula;
·  Para criar mais formatos condicionais para os mesmos dados, clique no botão Adicionar e repita os passos acima;
·  Para remover uma das condições, clique no botão Excluir e depois clique ao lado da condição numerada.

8) Células com nomes: É possível dar nomes a uma ou mais células de uma planilha. Para isso, selecione a área desejada e dê o comando Inserir-Nome-Definir. Na caixa de diálogo, digite o nome. Cada nome registrado passa a fazer parte de uma lista na Caixa de Nome, localizada à esquerda da barra de fórmulas. Para selecionar a área correspondente, escolha o nome nessa lista.
O Excel possui vários recursos que agilizam a navegação dentro das planilhas e a edição do conteúdo. Veja algumas dicas para dominar essas funcionalidades:
9) Mudança de direção: Nem sempre você deseja que a tecla Enter vá para a célula de baixo. Para modificar isso, vá ao menu Ferramenta-Opções-Editar. Agora clique em "Mover seleção após Enter" e escolha a direção desejada.
10) Listas prontas: Se você lida com listas repetitivas, uma solução é criar modelos que se completam sozinhos:
·  Vá ao menu Ferramenta-Opções-Listas;
·  Clique em Adicionar;
·  Digite os elementos da lista. Exemplo: Argentina, Brasil, Chile e Paraguai;
·  Dê OK;
·  Digite o primeiro elemento da lista em uma célula;
·  Coloque o cursor no canto inferior direito da célula. Ele vira uma cruz;
·  Agora arraste o mouse para baixo ou para lado e a lista irá ocupar as células.
11) Localize-se: Se a pasta possui muitas planilhas, as abas de acesso a algumas não ficam visíveis. É preciso que o usuário clique repetidamente nas setas localizadas à esquerda das abas, até encontrar a planilha desejada. Para localizar rapidamente planilhas fora de vista, basta clicar com o botão direito do mouse nessas setas. Assim, o Excel apresenta um menu com a lista completa das planilhas.
12) Hiperlinks: Se você precisa ficar mudando de uma pasta para outra ou de planilhas constantemente, é possível ganhar tempo usando Hyperlinks. Para fazer isso, clique no menu Inserir-Hyperlink e aponte para outras planilhas e pastas de trabalho ou ainda para outros documentos no computador, rede ou até na Web.
13) Direto da Web: É possível copiar uma tabela disponível na Internet e editá-la no Excel. Para isso, selecione a tabela na página Web e arraste-a até a planilha.
14) Colando texto: Nem sempre colar um texto do Word sai como se deseja, e perde-se muito tempo fazendo ajustes para encaixá-lo direito. Para evitar isso, cole o texto como figura:
·  Selecione o texto no Word e copie (Ctrl+C);
·  Na planilha, posicione o cursor onde quer colar o texto;
·  Mantenha pressionada a tecla Shift e clique no menu Editar;
·  Clique no comando "Colar figura";
·  O texto será colado como figura e poderá ser redimensionado ou mudado de local. Para editá-lo, é só dar um duplo clique na figura.
15) Mudança em bloco: Para mover toda uma região para outro local da planilha, selecione com o mouse esse grupo. Agora clique com o botão esquerdo do mouse em qualquer borda da região -o cursor mudará para uma seta. Mantenha pressionado o botão enquanto move a região para o novo local e solte o botão do mouse.
16) Selecionar fórmulas: Se você precisa selecionar todas as células da planilha que contém fórmulas, faça o seguinte:
·  Tecle F5;
·  Na caixa de diálogo "Ir para" clique no botão Especial;
·  Na caixa de diálogo "Ir para especial", clique em Fórmulas e em OK;
·  Para exibir as fórmulas das células em lugar dos valores tecle Ctrl+J;
·  Tecle Ctrl+J novamente para reexibir os valores.
17) Longe de curiosos: É possível proteger planilhas para que ninguém possa ler, ou então para que o conteúdo não seja editado. Para fazer isso:
·  Vá ao menu Ferramentas-Opções;
·  Clique na aba Segurança;
·  Escolha o nível de proteção: Proteção, que impede a planilha de ser aberta sem a senha, ou Gravação, que impede modificações.
Nem sempre usar o mouse é a maneira mais rápida de selecionar células ou regiões dentro de uma planilha. Na maioria das vezes, uma combinação de teclas produz o resultado de maneira mais rápida e eficaz. Veja algumas dicas sobre seleção:
18) Selecionar: Para selecionar várias linhas ao mesmo tempo, use o mouse para selecionar uma ou mais células (na mesma linha ou em outras) e depois pressione Shift+Barra de espaço
19) Selecionar em volta: Para selecionar células que estão ao redor de uma célula ativa, digite CTRL+Shift+* (asterisco).
20) Selecionar: Para selecionar várias linhas ao mesmo tempo, use o mouse para selecionar uma ou mais células (na mesma linha ou em outras) e depois pressione Shift+Barra de espaço
21) Selecionar em volta: Para selecionar células que estão ao redor de uma célula ativa, digite CTRL+Shift+* (asterisco).
22) Selecionar referidas: Para selecionar todas as células de uma planilha referidas em uma fórmula, posicione o cursor na célula que tem a fórmula e tecle Ctrl+[ (colchete).
23) Selecionar linha: Para selecionar as 256 células de uma linha sem usar o mouse, coloque o cursor em qualquer célula da linha e tecle Shift+barra de espaço. Para uma coluna, o princípio é o mesmo, mas a combinação é CTRL+barra de espaço. Para a planilha toda, CTRL+T.
24) Movimento rápido: Em vez de mover-se de uma célula para o final da seqüência de células usando Ctrl+Seta de direção, apenas dê um duplo clique na borda da célula mais próxima da direção que você quer ir
25) Movimento rápido II: Para mover o cursor para o próximo grupo de células usadas use Ctrl+seta. O cursor salta da primeira célula com algum conteúdo para a última célula com conteúdo. Use de novo e o cursor pula as células em branco, indo para a próxima célula com conteúdo. Valem todas as setas, de acordo com o sentido pretendido do movimento.
26) Atalhos de teclado ajudam a economizar tempo tanto no Excel quanto em outros programas. Por isso, tenha sempre à mão essa tabela e ganhe tempo com eles, poupando movimentos e cliques com o mouse:
Aperte as teclas
Para
CTRL+A
Abrir
CTRL+J
Alternar entre exibir valores de célula e exibir fórmulas de célula
F9
Calcular todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas
Shift+F3
Colar uma função em uma fórmula
F11
Cria gráfico que usa o intervalo atual
CTRL+1
Exibir a caixa "Formatar células"
CTRL+Page Down
Mover para a próxima planilha da pasta de trabalho
CTRL+Page Up
Mover para a planilha anterior da pasta de trabalho
CTRL+Enter
Preencher o intervalo de células selecionado com a entrada atual
CTRL+0 (zero)
Esconder uma ou mais colunas selecionadas
CTRL+Shift+0 (zero)
Reexibir as colunas escondidas (primeiro, selecione as 2 colunas entre as quais estão as colunas escondidas)
CTRL+9
Esconder uma ou mais linhas selecionadas
CTRL+Shift+9
Reexibir as linhas escondidas (primeiro, selecione as 2 linhas entre as quais estão as linhas escondidas)
O Excel é, também, uma poderosa ferramenta de cálculos. Aqui vão algumas dicas simples para quem precisa usar o programa como calculadora, mas não faz contas muito cabeludas:
27) Sem calculadora: Não é preciso abrir a calculadora para fazer contas simples enquanto você está em uma planilha. Basta digitar a fórmula dentro da própria célula, da seguinte forma:
·  Soma: Digite na célula =4+4. Dê Enter para o resultado;
·  Subtração: Digite na célula =4-4. Dê Enter para o resultado;
·  Multiplicação: Digite na célula =4*4 (asterisco). Dê Enter para o resultado;
·  Divisão: Digite na célula =4/4. Dê Enter para o resultado.
28) Expoentes: Para fazer a conta de expoentes no Excel, escreva na célula: =POWER(4;2). No caso, isso irá produzir o resultado 16.
29) Dias corridos: Para calcular o número de dias decorridos entre duas datas, basta subtraí-las. Exemplo: C10=22/05/2004 e C11=29/05/2004. A fórmula =C11-C10 fornece os dias entre as duas datas, em dias (1529). Mas atenção: é preciso que a célula com o resultado seja formatada para exibir números.
30) Soma fácil: Para fazer com que todos os números de uma coluna (ex.: uma lista de preços) sejam somados, selecione com o mouse todas as células que precisam ser somados e clique na barra de ferramentas no botão de "Autosoma", identificado pela letra grega Sigma, que se parece com um "E".
31) Soma sem botão: Se você deseja adicionar um conjunto de células numéricas sem fazer a somatória, basta selecioná-las e ver o resultado no rodapé da planilha (ao lado do termo SUM=).

O Excel possui recursos muito úteis para quem precisa trabalhar com datas e dias da semana:
32) Semana e dias do mês na ordem: Para copiar os dias da semana ou do mês na seqüência:
·  Digite um dia (segunda-feira ou 1/08);
·  Selecione a célula, clique no canto inferior esquerdo da célula e arraste para as outras células até alcançar o número de dias desejados;
·  O programa irá colocar os outros dias em ordem nas células automaticamente.
33) Só dias úteis: Se você não deseja que sua semana tenha sábados e domingos, faça o seguinte:
·  Na primeira célula (C3, por exemplo) digite a data inicial (01/07/2004);
·  Na célula seguinte (D3 ou C4) insira a fórmula: =C3+(MOD(C3;7)=6)*2+1;
·  Formate a célula para que a data apareça como deseja;
·  Clique na célula com a fórmula e, segurando o botão esquerdo do mouse sobre seu canto inferior direito, arraste-a até preencher toda a região desejada.
34) Data rápida: Veja como inserir a data e a hora exatas em sua planilha Excel:
·  Para inserir a data tecle CTRL+;
·  Para inserir a hora tecle CTRL+:
35) Números na seqüência: Para preencher um grupo de células com uma seqüência de números, faça o seguinte:
·  Digite o primeiro número em uma célula;
·  Coloque o cursor no canto inferior direito da célula. Ele vira uma cruz;
·  Com a tecla CTRL apertada, arraste o mouse até onde deseja.
Além das planilhas, outro recurso muito importante -e muito popular- do Excel é a composição de gráficos. O programa permite gráficos de praticamente qualquer formato: linhas, barras, pizza e outros. Veja como obter gráficos mais detalhados e bonitos:
36) Crie e defina o gráfico:
·  Selecione os dados que deseja no gráfico;
·  Clique sobre o botão Auxiliar Gráfico, na barra de ferramentas;
·  Mantenha pressionado o botão do mouse e selecione a área que será colocado o gráfico;
·  Após definir a área, surgirá a tela da primeira janela do Auxiliar Gráfico com o intervalo selecionado. Clique no botão Avançar;
·  Na segunda janela do Auxiliar Gráfico, escolha o tipo do gráfico que deseja usar. Clique em Avançar;
·  Na terceira janela, escolha a forma que o gráfico terá. Clique em Avançar;
·  Na quarta janela, é possível alterar onde o gráfico será exibido. Clique em Concluir.
37) Suavize: O Excel possui um recurso para suavizar linhas muito angulosas em gráficos. Para isso, clique duas vezes na linha de gráfico que deseja. Você irá ver a opção "Linha Suavizada" no campo Padrões da caixa de diálogo.
38) Identifique melhor: É possível descrever um gráfico de pizza de maneira melhor dispensando as legendas e rotulando de maneira mais precisa cada fatia. Para isso, escolha Mostrar Rótulo e PorcentagemRótulo de Dados, que fica na terceira janela de diálogo do Assistente de Gráfico. Vá para a seção Legenda e desative a caixa Mostrar Legenda. no campo
39) Sem confusão: Se você usar um gráfico combinado de linhas com escalas muito diferentes nos dois eixos (exemplo, vendas de um produto comparadas com as vendas de toda a empresa), é bom usar recursos visuais para indicar qual eixo pertence a qual linha. Para isso, use os recursos de formatação para dar cores iguais aos eixos e suas linhas, por exemplo.
40) Opções que ajudam: Use a caixa de diálogo "Opções de Gráfico" para fazer testes com a apresentação do gráfico. Você pode descobrir formatos que ajudem a visualizar melhor o que precisa ser explicado.
41) Gráfico rápido: Para criar um gráfico com base em uma seqüência de células, selecione o conjunto e tecle F11.
42) Trabalhando com pizzas: As fatias de um gráfico de pizza podem ficar juntas ou separadas. Se você precisa separar uma delas para destacar alguma informação, clique na fatia desejada, aguarde um pouco e clique novamente. Agora é possível separá-la das outras.
43) Imprimir região: É possível imprimir somente uma região da planilha, em vez dela toda. Para fazer isso:
·  Selecione a região da planilha que deseja imprimir;
·  No menu, escolha Arquivo-Área de Impressão-Definir Área a imprimir;
·  Pronto, agora é só imprimir
44) Sem linhas: Para não imprimir linhas de grade da planilha, faça o seguinte:
·  Vá ao menu Arquivo-Configurar página;
·  Na caixa "Configurar página", clique na aba Planilha;
·  No campo "Imprimir", desmarque a caixa de seleção Linhas de grade.
45) Configuração de impressão : É possível aplicar as mesmas configurações de impressão a diferentes planilhas. Para isso, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na orelha das planilhas desejadas. Todas as planilhas assumem a cor branca (estão selecionadas). Agora ajuste as configurações de impressão, como margens, cabeçalhos, rodapés etc. Todas serão aplicadas ao conjunto de planilhas selecionadas. Para desagrupar as planilhas, clique na aba de qualquer uma delas (exceto a que estiver em primeiro plano). Ou clique com o botão direito em uma das abas e escolha "Desagrupar Planilhas".

Category: 0 comentários

Introduzir dados em várias planilhas

By Dr Rubens

Introduzir dados em várias planilhas

Freqüentemente é necessário que alguns dados apareçam colocados na mesma posição e com o mesmo formato em várias planilhas de um arquivo. Pense, por exemplo, em um arquivo no qual cada planilha registre as vendas mensais de um produto. Todas as folhas terão a mesma estrutura. Uma solução consiste em fazer a primeira e depois copiá-la para as restantes. Outra idéia, mais interessante, é agrupar planilhas de tal forma que o que se faça em uma delas se reproduza em todas as outras.

Para agrupar todas as planilhas de um arquivo, clique com o botão direito do mouse em uma das abas da pasta de trabalho e escolha a opção Selecionar todas as planilhas. Se quiser agrupar apenas algumas planilhas, clique na aba da primeira, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as demais.

Enquanto as planilhas estiverem selecionadas, tudo o que você fizer em uma delas será aplicado a todas. Quando não precisar mais trabalhar deste modo, clique com o botão direito do mouse em uma aba e selecione Desagrupar planilhas.

Category: 0 comentários

Dicas - mais dicas para Excel

By Dr Rubens

Limite para a área de deslocamento

As planilhas produzidas pelo Excel dispõem de um número elevado de linhas e colunas: 65.536 e 256, respectivamente. Em certas situações é interessante limitar a área de deslocamento de tal forma que só se possa visualizar uma determinada categoria de linhas e colunas na planilha. Pense que, desta maneira, seria possível impedir o acesso a certas zonas da planilha ou simplesmente tornar mais cômoda a tarefa de selecionar células. Para limitar o deslocamento, é preciso modificar uma propriedade da planilha seguindo os mesmos passos que vimos na dica anterior. Localize a propriedade ScrollArea da planilha em questão no Microsoft Visual Basic e designe como seu valor, por e x e m p l o , $ A $ 1 : $ J $ 3 3 . Com isto, você conseguirá que não seja possível acessar além da coluna J e da linha 33. Lembre-se de que, conforme o truque anterior, você pode proteger com uma senha as modificações realizadas.

Como selecionar células rapidamente

Em planilhas com grande número de dados pode ser difícil distinguir as células com valores calculados mediante fórmulas daquelas com dados introduzidos manualmente (constantes). Isto pode ser feito selecionando Editar/Ir para. Na janela seguinte, clique em Especial e selecione a opção apropriada, por exemplo, Fórmulas ou Constantes. Com a ajuda deste sistema é simples também localizar as células que contêm um formato condicional ou que têm aplicada uma validação. Esta funcionalidade também incorpora opções relacionadas com a auditoria de fórmulas. Por exemplo, se uma fórmula trabalha com dez células e pretende-se selecioná-las rapidamente, é possível partir da célula da fórmula e escolher a opção Precedentes na caixa Ir para especial. De forma inversa, partindo de uma célula de uma constante é possível selecionar as fórmulas que a utilizam escolhendo a opção Dependentes.

Valide dados a partir de uma lista

Uma das opções mais interessantes do Excel é validar uma célula de acordo com o conteúdo de uma lista de informações. Suponha que seja necessário introduzir o nome de uma cidade e você deseja ter certeza de que a informação será escrita corretamente:

1. Inclua os nomes das cidades em células adjacentes dentro da mesma planilha na qual se realizará a validação.

2. Selecione a célula onde digitará o nome do lugar e clique em Dados/Validação.

3. No campo Permitir, selecione Lista e em seguida clique no campo Fonte. Selecione as células da lista de cidades e clique OK.
Caso a lista de dados para a validação não esteja na mesma planilha ou no mesmo arquivo, o Excel não permitirá selecioná-la diretamente. A solução então será utilizar a função Indireto. Por exemplo, se as localidades estão nas células A3:A52 da planilha Dados, então na caixa de texto Fonte do critério de validação digitaríamos =INDIRETO("Dados!$A$3:$A$52"). Leve em consideração que se o nome da planilha contém algum espaço em branco, por exemplo, Dados cidades, é preciso fazer referência a ela colocando entre aspas simples: =INDIRETO("'Dados cidades'!$A$3:$A$52").

Para fazer referências a listas de dados em outro arquivo do Excel, pode-se utilizar o sistema anterior incluindo o nome do arquivo: =INDIRETO("[Lista de cidades.xls]Dados!$A$3:$A$52"). Neste caso, o arquivo com a lista dos dados deve estar aberto para a validação funcionar.

Como selecionar células rapidamente

Em planilhas com grande número de dados pode ser difícil distinguir as células com valores calculados mediante fórmulas daquelas com dados introduzidos manualmente (constantes). Isto pode ser feito selecionando Editar/Ir para. Na janela seguinte, clique em Especial e selecione a opção apropriada, por exemplo, Fórmulas ou Constantes. Com a ajuda deste sistema é simples também localizar as células que contêm um formato condicional ou que têm aplicada uma validação. Esta funcionalidade também incorpora opções relacionadas com a auditoria de fórmulas. Por exemplo, se uma fórmula trabalha com dez células e pretende-se selecioná-las rapidamente, é possível partir da célula da fórmula e escolher a opção Precedentes na caixa Ir para especial. De forma inversa, partindo de uma célula de uma constante é possível selecionar as fórmulas que a utilizam escolhendo a opção Dependentes.

Fórmulas protegidas

Para evitar que uma célula com fórmula se modifique ou seja reescrita acidentalmente, vale utilizar uma regra de validação, evitando a necessidade de proteger toda a folha de cálculo. Vejamos como:

1. Selecione todas as células com fórmulas da planilha pelo método explicado no item anterior. Lembre-se de que você pode especificar qual tipo de fórmula deseja (números, texto, etc).

2. Clique em Dados/Validação.

3. No campo Permitir do painel Critério de validação, selecione Personalizado e, no campo Fórmula abaixo, digite ="". Clique em OK.
Se você tentar modificar a célula verá que não é possível, embora este sistema não seja útil para evitar que a célula seja apagada. Para desligar a proteção, volte à caixa de diálogo Validação de dados e escolha a opção Qualquer valor no campo Permitir.

Category: 0 comentários

Mais dicas

By Dr Rubens

Esconda a planilha

É possível ocultar uma planilha do Excel para evitar que dados utilizados por outras planilhas do mesmo arquivo sejam vistos ou modificados por determinadas pessoas. Para isso, clique em Formatar/Planilha/Ocultar. As planilhas ocultas, entretanto, podem se tornar novamente visíveis se o usuário fizer o caminho inverso, ou seja, Formatar/Planilha/Reexibir. É possível ainda impedir a modificação de toda a planilha ou parte dela pelo comando Proteger, no menu Ferramentas, mas esta função, embora possa ocultar a visualização de fórmulas, continua mostrando o conteúdo da planilha. O truque para ocultar uma planilha inteira e impedir que alguém possa exibi-la novamente é mudar a propriedade Visible do objeto WorkSheet (planilha), no Microsoft Visual Basic embutido no Excel. Vejamos como:

1. Tecle ALT + F11 para acessar o Microsoft Visual Basic.

2. Na janela Projetos – se estiver oculta, tecla CTRL + R para exibi-la – localize o nome do trabalho correspondente ao seu livro, por exemplo, VBAProject (fluxo.xls) e clique no nome da planilha que quer ocultar.

3. Na janela Propriedades – aperte F4 se estiver oculta – localize a propriedade Visible e modifique seu valor escolhendo a opção 2 – xlSheetVeryHidden. Não se preocupe se, ao selecionar este valor, a propriedade continuar mostrando o valor xlSheetVisible.

Antes de fechar o Visual Basic, é aconselhável proteger estas modificações com uma senha, impedindo assim a modificação não autorizada da propriedade Visible. Para isso, você só precisa acessar o menu Ferramentas/Propriedades de VBAProject e, na aba Proteção, escolher a opção Bloquear projeto para exibição. Em seguida, digite uma senha duas vezes na caixa Senha para exibir propriedades do projeto e clique OK. Protegido o projeto, saia do editor teclando ALT + Q e salve as modificações na pasta de trabalho do Excel. Obviamente, para voltar a ver a planilha oculta você terá de voltar ao editor de Visual Basic e designar o valor xlSheetVisible para a propriedade Visible da planilha.

Category: 0 comentários

Mais dicas para Excel - Desfazer 100 vezes

By Dr Rubens

Desfazer cem vezes

A possibilidade de voltar para a última ação é uma ajuda importantíssima para desfazer erros, mas essa função vem automaticamente limitada a 16 ações. Quando isso não é suficiente, você pode manipular o registro do Windows para aumentar o número de níveis e estabelecer um máximo de cem ações a serem desfeitas.

1. Feche o Excel e selecione Executar no menu Iniciar do Windows.

2. Na caixa de texto Abrir, digite regedit e clique OK.

3. Abra as seguintes chaves no painel esquerdo: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Excel\Options (leve em consideração que 11.0 é para a versão 2003 do Excel e 10.0, para a 2002).

4. Selecione Editar/Novo/Valor DWORD, digite UndoHistory e tecle Enter.

5. Clique duas vezes em UndoHistory, selecione Decimal no painel Base e digite o número de comando que o Excel poderá desfazer (um número compreendido entre 16 e 100).

6. Clique OK e feche o Editor do Registro.

Agora você já pode abrir o Excel e verificar se desfaz o número de vezes estabelecido.

Category: 0 comentários

15 Dicas para Excel – Obtidas em sites e foruns

By Dr Rubens

15 Dicas para Excel – Obtidas em sites e foruns
Neste exto você encontrará uma seleção de 15 dicas para o Microsoft Excel. O objetivo é fazer com que o leitor consiga ter mais agilidade em seu trabalho com essa poderosa ferramenta. A versão usada  é o Excel 2003, mas boa parte das dicas funciona em outras versões.
1 - Deixe títulos em inclinação de até 90º
No Excel é possível deixar o conteúdo das células na vertical. Além disso, pode-se escolher o grau de inclinação. Para isso, selecione as células desejadas, vá em Formatar / Células..., na guia Alinhamento vá à caixa Orientação e digite a quantidade de graus. Você também pode arrastar a linha posicionada à frente da palavra "Texto" para cima ou para baixo para determinar a inclinação. Clique em Ok e veja o resultado.
2 - Preencha automaticamente células em branco
Suponha que você seja um professor e esteja inserindo as notas da prova de seus alunos numa planilha. Ao final, você notou que 10 alunos faltaram e, portanto, deverão fazer a avaliação noutra data. Para não ter que ir no campo do aluno e colocar "Faltou", faça isso uma única vez e peça ao Excel para preencher o resto automaticamente. Para isso, selecione a coluna ou o conjunto de células em questão e pressione o botão F5 de seu teclado. Na caixa que surgir, clique no botão Especial... e escolha a opção Em branco. Digite a palavra "Faltou" e depois pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e Enter de seu teclado. Repare que o Excel preencherá sozinho as células que ficaram em branco.
3 - Dividindo os valores de um conjunto de células ao mesmo tempo
Suponha que você tenha uma coluna com valores e que estes devem ser divididos por um número qualquer, por exemplo, 2. Escolha uma célula vazia e digite 2 nela. Em seguida, selecione essa mesma célula, vá em Editar e escolha Copiar (ou pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e C em seu teclado). Depois, selecione as células a serem divididas, vá em Editar, escolha Colar Especial... e em Operação, acione a opção Divisão. Repare que é possível realizar outras operações, como adição, multiplicação e subtração.
4 - Coloque sublinhado duplo no conteúdo de uma célula rapidamente
Nas opções de formatação do Excel, o botão de sublinhado duplo fica desativado por padrão. Embora seja possível ativá-lo (basta clicar com o botão direito do mouse sobre a Barra de Ferramentas, escolher o item Personalizar, ir na guia Comandos e em Categorias escolher Formatar; na caixa ao lado, selecione o botão Sublinhado Duplo), pode-se inserir sublinhado duplo no conteúdo de uma célula de maneira rápida: selecione a célula, pressione o botão Shift do teclado e, ao mesmo tempo, o botão Sublinhado na Barra de Formatação.
5 - Impeça alterações na planilha
Se você precisa distribuir uma planilha, mas gostaria que ela não fosse modificada para evitar futuros problemas, basta protegê-la. Para isso, vá em Ferramentas / Proteger / Proteger Planilha.... Na caixa que surgir, insira uma senha no campo correspondente. Repare que há também uma lista onde você pode selecionar o que os usuários podem fazer. Pressione Ok e veja que somente desprotegendo o documento é que será possível editá-lo. Note que a proteção é aplicada apenas à planilha atual.
6 - Acesse determinada planilha rapidamente, se tiver muitas
Suponha que você tenha um documento do Excel com várias planilhas e que, por isso, algumas ficam ocultas, sendo necessário usar as setas no canto inferior esquerdo para acessá-las. Um jeito mais eficiente de localizar uma planilha escondida, é clicando com o botão direito do mouse sobre as setas e escolhendo a planilha desejada.
7 - Edite sem apagar o conteúdo anterior
Suponha que você localizou uma célula que contém uma palavra incompleta, por exemplo, "infoweste". Se você selecionar essa célula e começar a digitar, o conteúdo antigo será apagado e você terá que escrever tudo novamente. No entanto, se você pressionar o botão F2 em seu teclado antes de começar a digitar, o Excel "jogará" o cursor para o final da palavra e assim você poderá continuá-la de onde parou. Em nosso exemplo, selecionamos a célula com a palavra "infoweste", pressionamos F2 e inserimos a letra r que faltava, deixando o nome digitado na forma correta: "infowester".
8 - Numere automaticamente
Suponha que você tenha que numerar uma coluna indo do número 1 ao 10. Em vez de digitar cada número individualmente, faça o Excel numerar as células automaticamente. Para isso, na primeira célula insira o número 1. Na segunda célula digite o número 2. Em seguida, selecione ambas as células e clique no pequeno quadrado que se forma no canto inferior direito da seleção. Arraste-o para baixo até que a célula de número 10 seja atingida. Esse truque também funciona com meses, dias da semana e alfabeto.
9 - Veja rapidamente o valor de uma soma/subtração/média/etc
Para ver o valor de uma soma de um conjunto de células, basta selecioná-las e olhar o resultado na barra de rodapé do Excel. Clicando com o botão direito do mouse sobre essa barra, pode-se escolher uma operação diferente da soma, como subtração, valor máximo, valor mínimo, média, entre outros.
10 - Use formatações pré-feitas
Criou uma planilha de dados, mas está sem tempo para criar uma formatação atraente? Selecione os dados em questão, vá em Formatar / AutoFormatação e escolha um modelo existente. Se quiser escolher sobre quais itens a formatação será aplicada, clique no botão Opções da janela AutoFormatação. Surgirá a caixa Formatos a aplicar.
11 - Distingua as planilhas por cores
Se seu arquivo do Excel possui várias planilhas, você pode mudar a cor da guia de cada uma para localizá-las rapidamente. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre a guia de qualquer planilha, escolha a opção Cor da guia e marque a cor desejada.
12 - Visualize antes de salvar como HTML
A planilha que você está criando precisa ser salva em formato HTML? Você pode visualizar o arquivo nesse formato antes de salvá-lo. Para isso, vá em Arquivo e escolha a opção Visualizar página da Web. O Excel mostrará a planilha no Internet Explorer.
13 - Escolha para onde ir ao pressionar Enter
Por padrão, o Excel aciona a célula de baixo quando o botão Enter é pressionado. Você pode fazer com que o Excel se direcione para a célula à esquerda, à direita ou acima. Para isso, vá em Ferramentas / Opções e na guia Editar procure o item Mover seleção após Enter. Escolha a opção desejada na caixa Direção.
14 - Insira data ou hora rapidamente
Para inserir a data atual numa célula do Excel, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e ;. Para inserir a hora atual, pressione ao mesmo tempo as teclas Ctrl e : (dois pontos). Note que em muitos teclados os símbolos ; e : ficam na mesma tecla, sendo : ativado com o uso do botão Shift. Se for este o seu caso, pressione Ctrl mais Shift mais o botão dos símbolos ; e :.
15 - Faça zoom com o mouse
Se seu mouse possui um botão de rolagem (um botão giratório que fica entre os botões esquerdo e direito) é possível usá-lo para aumentar ou diminuir o zoom da planilha. Para isso, pressione a tecla Ctrl em seu teclado e acione o botão de rolagem para baixo ou para cima. Essa dica vale para outros aplicativos, como o Word, Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.

Category: 1 comentários
Assinar: Postagens (Atom)